Должностная инструкция - многофункциональный и во многом полезный для всех сторон документ, если он был составлен правильно. Наличие должностной инструкции существенно упрощает трудовые отношения и делает их более прозрачными .
В данном документе содержатся требования, предъявляемые к кандидату на должность, механизм принятия на работу и увольнения. К примеру, необходимость издания при приеме на работу и увольнении с этой должности соответствующего указа.
Инструкция составляется по определенной форме и содержит права, обязанности и предполагаемую ответственность для указанной должности.
Характеристики должности, знания и квалификация
Руководитель отдела продаж - привлекательная должность с хорошим окладом, заполучить которую желают многие соискатели, но не стоит недооценивать трудность работы, спектр обязанностей и величину ответственности.
Профессия существует практически так же давно, как существуют продажи больших масштабов.
Начальник отдела продаж - ключевой игрок в команде, от успешной работы которого во многом зависит судьба компании. Хорошая работа руководителя отдела продаж - благополучие всей компании. Именно грамотно составленная инструкция может это обеспечить.
Содержание должностной инструкции сильно зависит от сферы деятельности предприятия, в котором существует данная позиция. Влияет и размер компании. Например, в маленькой фирме начальник отдела продаж может брать на себя некоторые маркетинговые функции. В крупной фирме такое совмещение не встретить, отделам приходится тесно взаимодействовать между собой для успеха предприятия.
В любой организации, оказывающей услуги или занимающейся производством/куплей-продажей товаров, обязательно есть место руководителя отдела продаж.
Требования к потенциальному руководителю
Наличие опыта руководства . В большинстве перспективных компаний выдвигают подобное требование, поскольку предполагается, что в скором времени из хорошего начальника отдела продаж может в дальнейшем получиться прекрасный финансовый, и исполнительный директор. Без опыта работы на руководящей должности могут принять в штат в небольшой компании, где не предполагается дальнейший карьерный рост.
Активные продажи . Нельзя руководить отделом, работу которого не понимаешь изнутри. Перед тем как стать хорошим руководителем, необходимо получить успешный опыт менеджера по продажам. Статистика утверждает, что лучшие руководители получается из сотрудников. Именно поэтому многие компании предпочитают выращивать руководителей из своих сотрудников, а не брать со стороны. Чаще всего это лучшие менеджеры по продажам, отработавшие потом помощниками руководителя. Таким образом они постепенно учатся выполнять функции руководящей должности.
Опыт работы в подборе персонала
. Для руководства коллективом требуется уметь его грамотно формировать. Важно уметь разбираться в людях и уметь определять их профессиональные качества, находить баланс в коллективе. Во многих компаниях именно руководитель отдела принимает итоговое решение о приеме сотрудника на работу, если речь идет о вакантном месте в его отделе.
Владение компьютером и офисными программами на уровне уверенного пользователя . Без этих навыков с работой не справиться, поскольку существенная ее часть автоматизирована, в том числе отчетность. В современном мире никакая квалифицированная работа не может выполняться без этих навыков.
Высшее образование - необходимость даже для рядовых менеджеров, что и говорить о руководителях? Предпочтительные сферы - экономика, психология, реклама, маркетинг. Если же образование напрямую связано со сферой деятельности продаваемых товаров/услуг, то это тоже допустимо.
Помимо универсальных требований разные компании устанавливают и более специфические требования . Например, наличие водительских прав и собственного автомобиля. Обычно такие требования предъявляют, когда предполагаются частые разъезды и многочисленные встречи с клиентами вне офиса.
Если компания работает с иностранными клиентами и партнерами, то среди требований будет владение иностранными языками. Разговорный английский - это минимум, которым должен владеть руководитель для ведения переговоров.
Навыки, которые помогут кандидату на должность в дальнейшей работе:
- умение вести переговоры;
- способность доносить информацию от высшего руководства до подчиненных;
- коммуникабельность;
- опыт совершения холодных звонков;
- настойчивость.
Хороший руководитель - хороший переговорщик , поскольку должен учитывать интересы высшего руководства компании и работников, которые ему подчиняются.
Типовая инструкция
В типовой инструкции есть обязательные разделы : общие положения, права, обязанности и ответственность. Каждый раздел должен быть подробно расписан по пунктам.
Общие положения
Общие положения описывают:
- место данной должности в компании и ее суть;
- как назначается работник и как снимается с должности;
- кому подчиняется и чем руководствуется в своей работе;
- требования, предъявляемые к кандидату, назначаемому на должность;
- качества, которыми он должен обладать;
- навыки, которыми он должен владеть;
- кто замещает начальника отдела продаж, если он отсутствует;
- основные задачи;
- чем сотрудник руководствуется в своей работе.
В этом пункте зачастую указывают и условия работы, режим, возможности командировок и наличие служебного транспорта.
Должностные обязанности
Должностные обязанности содержат весь перечень заданий и функций, которые придется выполнять. Подробное и точное описание обязанностей позволит наладить работу и избежать недопониманий с сотрудником.
Наиболее распространенные обязанности , прописываемые в инструкции:
Еще одна важная обязанность для руководителя отдела - управление дебиторской задолженностью . Для этого необходимо контролировать условия продаж, обеспечивать гарантированное поступление денег и разрабатывать систему скидок, определять максимальный предел задолженности и работать с долгами.
Права и ответственность
Сотрудник организации на данной должности имеет право вносить предложения по улучшению работы и изменению ассортимента продукции, нанимать и увольнять сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, а также по назначению начальства представлять интересы организации в различных инстанциях.
Ответственность появляется в случаях:
- неисполнения возложенных на него и подчиненных поручений;
- нарушения правил внутреннего распорядка компании;
- злоупотребления обязанностями и нетактичного обращения с подчиненными;
- оформления документов, противоречащих национальному законодательству или локальным нормативным документам;
- нанесения компании материального и репутационного ущерба;
- нарушения соглашения о неразглашении коммерческой тайны.
Что должен знать
«Что должен знать сотрудник» - раздел, который содержится не во всех руководствах, но встречается довольно часто. В нём перечисляют список нормативных документов , с которыми обязан быть знаком сотрудник.
Наиболее распространенные варианты :
- национальное законодательство, затрагивающее деятельность компании;
- основы менеджмента и маркетинга;
- порядок разработки плана продаж;
- этика делового общения, в том числе переписки;
- психология продаж;
- основы ценообразования и налогообложения;
- методы формирования и поддержания спроса.
Образец
Ниже приведен образец должностной инструкции для начальника отдела продаж. Его можно использовать для составления документа для своей организации или для того, чтобы убедиться в правильности составления уже имеющегося.
Posted On 10.11.2017
Должностная инструкция начальника отдела продаж необходима для упорядочивания трудовых взаимоотношений. Положения документа предъявляют требования к квалификации сотрудника, устанавливают порядок его подчинения, назначения и освобождения от должности.
В нем прописаны функциональные обязанности, права, ответственность работника.
Задачи руководителя отдела продаж зависят от специализации и структуры учреждения и могут отличаться от указанных в типовом образце.
І. Общие положения
1. Начальник отдела продаж принадлежит к категории «руководители».
2. Начальник отдела продаж непосредственно подчиняется генеральному директору.
3. Назначение и освобождение от должности начальника отдела продаж производится приказом генерального директора.
4. На должность начальника отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и опыт руководящей работы не менее двух лет.
5. В период отсутствия начальника отдела продаж права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.
6. Начальник отдела продаж руководствуется в своей деятельности:
- Уставом организации;
- законодательством РФ;
- данной должностной инструкцией;
- Правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
- распоряжениями и приказами руководства.
7. Начальник отдела продаж должен знать:
- структуру, специализацию организации;
- хозяйственное, гражданское законодательство;
- правила финансового планирования;
- планы экономического развития учреждения;
- отчетные документы, принятые в учреждении;
- основы ценообразования, маркетинга;
- порядок разработки коммерческих соглашений;
- правила оформления документации, заключения договоров;
- нормы производственной санитарии, противопожарной защиты, охраны труда, техники безопасности;
- нормы делового общения и этикета.
ІІ. Должностные обязанности начальника отдела продаж
Начальник отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности:
1. Управляет работами по сбыту продукции организации.
2. Принимает участие в ценообразовании, программах покупательской лояльности.
3. Планирует текущие и долгосрочные планы сбыта продукции.
4. Налаживает и контролирует деятельность персонала, занятого в продажах.
5. Контролирует состояние кредиторской, дебиторской задолженности контрагентов.
6. Организует деятельность по ведению, анализу, обобщению информационной базы клиентов.
7. Разрабатывает порядок оплаты труда работников отдела продаж.
8. Участвует в организации и проведении выставок.
9. Производит обучение, организует тренинги для подчиненных сотрудников, совместно с отделом развития.
10. Принимает участие в принятии, обработке, анализе рекламаций на товары от клиентов. Оформляет соответствующую документацию.
11. Разрабатывает планы по снабжению отдела продаж, торговых заведений учреждения необходимым ассортиментом и объемом продукции в установленные сроки.
13. Контролирует взаимодействие между клиентами и подчиненными сотрудниками.
14. Разрабатывает и сообщает работникам индивидуальные планы продаж, привлечения новых клиентов.
15. Участвует в переговорах с ключевыми клиентами, их консультировании.
16. Контролирует эффективность работы подчиненных и принимает меры по ее повышению.
17. Анализирует информацию о продажах. Готовит отчеты о реализации продукции. Предпринимает меры, направляет рекомендации по повышению конкурентоспособности, скорости оборота товаров.
18. Изучает действия конкурентов, цены, порядок и условия сбыта их продукции.
19. Контролирует соблюдение правил сбыта товаров и обслуживания.
ІІІ. Права
Начальник отдела продаж имеет право:
1. Получать информацию о решениях руководства учреждения, касающихся работы отдела продаж и смежных подразделений.
2. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.
3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных сотрудников.
4. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию собственной работы и деятельности учреждения.
5. Поощрять сотрудников, налагать на них взыскания после согласования с генеральным директором.
6. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, планов, договоров, иных документов.
7. Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений учреждения по служебным вопросам.
8. Визировать документы в пределах собственной компетенции.
9. Требовать от руководства создания условий для выполнения своих функциональных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.
10. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности учреждения, направлять предложения по их ликвидации.
11. Получать пояснения о причинах нарушения качества, сроков выполнения задач подчиненными.
12. Не приступать к выполнению своих должностных обязанностей при возникновении опасности для жизни или здоровья.
ІV. Ответственность
Начальник отдела продаж несет ответственность за:
Реализацию планов продаж и деятельность отдела.
2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации.
3. Нарушение положений принятых в учреждении руководящих документов.
4. Реализацию программ продвижения продукции на рынке.
5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.
6. Последствия самостоятельных решений, собственных действий.
7. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.
8. Нарушение норм этикета, делового общения.
9. Разглашение конфиденциальных сведений, коммерческой тайны, неправомерное обращение с личной информацией.
10. Предоставление заведомо недостоверной информации.
11. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, положений трудовой дисциплины, противопожарной защиты, норм техники безопасности.
Начальник отдела продаж— это специалист, в задачи которого входит организация продаж услуг или товаров. Он отвечает за работу отдела в целом — отслеживает сроки поставки, обеспечивает выполнение плана продаж, руководит менеджерами и обучает их, общается с партнерами и поставщиками, участвует в ответственных переговорах. Успешный руководитель отдела продаж может быстро вырасти до исполнительного, финансового или генерального директора.
Места работы
Должность начальника отдела продаж востребована во многих организациях, занимающихся производством, куплей-продажей или оказанием услуг
История профессии
Кначалу 20 века торговля стала отдельным направлением бизнеса — сформировалась система оптовых баз, развилась мировая транспортная отрасль, появились крупные торговые сети. Именно в этот период вырос спрос на профессионалов в сфере торговли — на менеджеров по продажам. Также необходимо было контролировать функции менеджеров, следить за выполнением поставленных задач. Так возникла профессия начальника отдела продаж.
Обязанности начальника отдела продаж
Основные должностные обязанности начальника отдела продаж состоят в следующем:
- руководство отделом продаж;
- планирование работы отдела (идеология, цели, задачи, мотивация);
- подбор, адаптация и обучение сотрудников;
- поиск и привлечение клиентов;
- составление отчетности;
- ведение, поддержание и развитие клиентской базы.
Иногда функции начальника отдела продаж включают в себя:
- создание мотивационных программ;
- анализ рынка и сбор информации о клиентах;
- представление компании на конференциях и демонстрационных мероприятиях.
Требования кначальнику отдела продаж
Вот примерный перечень основных требований к начальнику отдела продаж:
- опыт руководящей деятельности от 1 года (желательно в сфере продаж);
- опыт активных продаж;
- опыт подбора персонала — менеджеров разного профиля;
- знание ПК.
Часто требуется владение английским языком и наличие автомобиля.
Образец резюме начальника отдела продаж
Образец резюме.
Как стать начальником отдела продаж
Чтобы стать начальником отдела продаж потребуется высшее образование (желательно всфере маркетинга или менеджмента).
При этом подойдет любое образование в сфере деятельности компании-работодателя.
Также для того чтобы хорошо справляться с должностью, нужен ряд определенных навыков — умение вести переговоры, организовывать рабочий коллектив и многие другие навыки.
Должностная инструкция - это локальный документ, который должен быть на каждом предприятии. В этом документе указываются все служебные обязанности того или иного сотрудника.
Перед тем как принять на работу нового сотрудника и подписать с ним трудовой договор, работодатель обязан дать ему ознакомиться с его должностной инструкцией. Если пренебречь этим, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.
Инструкция разрабатывается кадровиками совместно с юристом. Утверждает её работодатель или же наёмный руководитель, если он наделён такими полномочиями. На документе должна стоять главная печать работодателя.
Должностные обязанности начальника отдела продаж
Начальник отдела продаж регулирует продажи продукции. А так как большинство видов бизнеса строится на продажах, то обязанности такого работника достаточно широки.
Этот работник относится к категории специалистов. В должностные обязанности руководителя отдела продаж входит:
- организация продаж;
- разработка мер по повышению их эффективности и рентабельности;
- разработка планов продаж на будущие периоды;
- согласование этого плана с руководством компании;
- составление итоговых и промежуточных отчётов;
- ведение текущей документации по продажам;
- разработка стратегических задач для подчинённых;
- разработка совместно со специалистами отдела кадров новых программ по дополнительной мотивации и стимулированию сотрудников своего отдела;
- внедрение этих программ и составление по ним отчётов для отдела кадров;
- ведение переговоров с уже имеющимися и новыми партнёрами;
- полная координация работы всего отдела продаж и каждого своего подчинённого в отдельности;
- содействие развитию отношений с клиентами компании на длительную перспективу;
- систематизация и анализ всей клиентской базы предприятия;
- систематизация рыночных показателей и составление отчётов по этим показателям;
- распределение заявок от клиентов (как уже имеющихся, так и от новых) среди работников своего отдела;
- заключение новых договоров;
- обеспечение безопасных условий труда своих сотрудников;
- организация для своих подчинённых повышения квалификации;
- осуществление контроля над отгрузками продукции;
- участие в отборе новых сотрудников в свой отдел;
- соблюдение правил внутреннего распорядка и дисциплины труда;
- соблюдение техники безопасности и охраны труда;
- контроль над выполнением обязательств по уже заключённым договорам;
- контроль над тем, чтобы сотрудники отдела имели соответствующую квалификацию;
- контроль над состоянием платежей в своём отделе;
- контроль над выполнением своими сотрудниками планов продаж и других показателей;
- контроль над тем, чтобы сотрудники отдела правильно заключали новые договоры;
- другие обязанности, которые могут зависеть от специфики деятельности компании.
Начальник отдела - это должность, которая подразумевает широкий круг обязанностей. В зависимости от специализации подразделения он может выполнять различные функции. Это руководящая должность, которая подразумевает знание разных областей общественной жизни.
Человек, находящийся на этом посту, обязан досконально изучить специфику работы отдела. Он не только выполняет свою непосредственную работу, но и дает нужные рекомендации и наставления своим подчиненным.
Работа с персоналом подразумевает наличие таких черт характера, как коммуникабельность, отзывчивость. Но вместе с тем надо проявлять стойкость, постоянство в своих решениях и строгость.
Функции, которые выполняет руководитель отдела, зависят от специфики работы. Например, если это служба, которая занимается реализацией продукции, то здесь необходимо стремиться к поддержанию объема продаж на высоком уровне. Сюда входит планирование, изучение рынка и спроса. Кроме того, необходимо грамотное управление трудовыми ресурсами.
Начальник отдела кадров также входит в категорию руководителей. На эту должность назначаются кандидатуры, имеющие высшее образование. Обязательным является и стаж работы в должности руководителя, лучше в области управления кадрами, не менее 5 лет.
Начальник отдела назначается приказом руководителя организации. Он обязан обладать достаточными знаниями, чтобы занимать эту должность.
Этот человек должен знать нормативные акты и другие документы, необходимые для профессионального управления кадрами. В основном это относится к трудовому законодательству. Также обязательным является изучение структуры организации, специфики ее работы и перспектив дальнейшего развития.
Отдел труда проводит определенную кадровую политику. Поэтому необходимо разработать план или изучить стратегию, которая имеется в данной компании. Начальник отдела кадров должен изучать рынок труда с целью подбора и пополнения кадровых ресурсов.
Также должна быть разработана система оценки персонала, позволяющая производить ротацию и продвигать более профессиональных работников на новые должности, чтобы обеспечить более плодотворную деятельность всей компании.
Организация работы непосредственно в отделе труда также является необходимой мерой.
Каждый сотрудник, в особенности начальник отдела, должен уметь оформлять документацию, имеющую отношение к работе с кадрами. Необходимо составлять отчетность для предоставления в соответствующие организации.
В настоящее время стремительно развиваются информационные технологии. Поэтому начальник отдела должен уметь использовать в своей работе компьютер и соответствующие программы. Эта должность подразумевает наличие знаний в области психологии и социологии, экономики, организации производства и т. д.
В своей деятельности начальник отдела кадров использует положение и Человек, занимающий эту должность, подчиняется директору предприятия.
Начальник отдела руководит своим и другими сопутствующими службами. Он организует работу по комплектованию кадров в соответствии со спецификой, профессиональной подготовкой и квалификацией.
Он руководителя по расстановке кадров в соответствии с их уровнем подготовки. Занимается подбором молодых специалистов. Отдел кадров проводит аттестацию работников.
Начальник отдела имеет право знакомиться со всей документацией, которая касается его работы, участвовать в разработках проектов по улучшению Он визирует документы, которые входят в пределы его компетенции.
Многие собственники бизнеса ошибочно полагают: для того чтобы продажи были высокими, им потребуется всего лишь оборудовать офис, сформировать план, набрать отдел «продажников» и поставить во главе этого подразделения начальника для его реализации. Однако практика показывает, что работу любого специалиста необходимо направлять в правильное русло, и не только тотальным контролем руководства, но и путем закрепления за ним прямых обязанностей и прав. Все эти положения должны быть утверждены в соответствующей документации. Имеется в виду, что не следует подходить формально к созданию должностных инструкций. Инструкция должна быть регламентом, четко определять действия каждого сотрудника и его полномочия.
Круг обязанностей
Начальник отдела продаж - профессионал с широким кругом ответственности, с наличием сотрудников в прямом подчинении. От того, насколько качественно выполняет свои обязанности руководитель отдела продаж, на каком уровне развит его профессионализм, зависит величина прибыли предприятия и отсутствие претензий к бренду компании.
Основные цели, которые стоят перед человеком на данной должности:
- управление коллективом, обучение нового персонала;
- стратегический поиск новых потребителей продукции и услуг, работа с ними;
- управление дебиторской задолженностью;
- формирование плана продаж, контроль его выполнения;
- реализация совместно с отделом маркетинга стратегии развития компании.
Широта обязанностей руководителя отдела продаж зависит от специфики конкретного предприятия и количества сотрудников. В принципе, у должности большие перспективы, можно «дорасти» до коммерческого директора или даже стать главным управляющим компании либо офиса.
Управление персоналом, обучение нового персонала
Функциональные обязанности руководителя отдела продаж - это, прежде всего, управление вверенным ему персоналом. Хороший специалист должен прекрасно разбираться в специфике своей отрасли и понимать принципы, по которым работают современные каналы сбыта, то есть ему нужно уметь привлечь клиента, наладить с ним сотрудничество и не отпустить старого. Этому он должен научить и своих подчиненных.
Постановка задач
Начальник должен четко ставить задачи перед персоналом и корректировать приоритеты в их работе. Специалисту нужно уметь грамотно распределять обязанности между всеми сотрудниками. Торговые представители и менеджеры по продажам должны четко понимать, кто и за что отвечает. При этом поставленные задания должны быть реально выполнимыми.
Контроль выполнения
Перед тем как проконтролировать выполнение задач, необходимо объяснить подчиненным, по каким критериям будет определяться результативность их работы. В зависимости от результатов промежуточного контроля, перед начальником отдела продаж может стать задача по коррекции текущих планов. В обязанности руководителя отдела продаж также входит и устранение конфликтных ситуаций между сотрудниками.
Мотивация
Справедливость должна быть у каждого руководителя на первом месте. Невозможно добиться успешной работы в коллективе, где премируют только тех, кто приближен к начальству, а ругают «чужих», даже если у них самые высокие показатели в продажах.
Выбирая стимулы для своих подчиненных, необходимо учитывать их индивидуальные особенности, не забывая об общих интересах всего отдела.
Стратегический поиск потребителей продукции и услуг, работа с ними
Данный пункт инструкции должен составляться в зависимости от специфики работы предприятия. В любом случае знание современных технологий продаж по ключевым каналам сбыта является основополагающим фактором при выборе кандидата на должность начальника. Помимо этого, должностные обязанности руководителя отдела продаж предполагают умение вести переговоры на высоком уровне. У специалиста должны быть навыки проведения презентаций. В идеале кандидат должен иметь образование МВА.
Руководитель отдела должен справляться с урегулированием всех спорных ситуаций, которые могут возникнуть между менеджером и клиентом. Также ему придется анализировать поступающие жалобы, чтобы выявить существующие недочеты в работе как его отдела, так и всего предприятия.
Управление дебиторской задолженностью
В основные обязанности руководителя отдела продаж входит и управление дебиторской задолженностью. Комплекс действий в отношении этого пункта состоит из таких положений:
- подбор оптимальных условий продаж, которые позволят обеспечить равномерный и гарантированный поток поступления денег;
- определение уровня надбавок и скидок, в зависимости от покупательской категории потребителей;
- ограничение допустимого уровня задолженности;
- снижение количества долгов.
Практикующие сбытовики точно знают, что эта задача намного проблематичнее и даже приоритетнее, чем расширение рынка сбыта. Своевременный возврат задолженности - это гарантия успешного функционирования предприятия в дальнейшем.
Формирование плана продаж, контроль его выполнения
Пожалуй, никто не будет спорить, что планирование - это один из основных инструментов для достижения любой поставленной цели. Сможет ли отдел продаж существовать без плана? Сможет, но эффективности от работы персонала не стоит ждать.
Обязанности руководителя отдела розничных продаж - составление плана. Проделывая эту работу, не стоит опираться исключительно на результаты прошлых периодов. В таком случае менеджерам не к чему будет стремиться. Анализ позволит определить сезонность продаж, но не более. План регламентируется строго ограниченными сроками, и сотрудники, исходя из него, должны получить от руководителя реальные и достижимые цели.
Реализация совместно с отделом маркетинга стратегии развития компании
Основная функция маркетингового подразделения - поддержка продаж, но это не означает, что маркетологи подчиняются начальнику отдела продаж. Два эти подразделения должны быть наравне, и никто никому не обязан подчиняться.
